La plupart des ambassades et consulats du monde entier vous demanderont de présenter une preuve d’hébergement avec les autres documents, surtout si vous postulez pour visiter l’un des pays européens.

La raison derrière une telle exigence est que les autorités d’immigration de chaque pays veulent savoir où vous logerez tout au long de votre voyage, et leur dire que vous logerez dans un hôtel ou chez des amis ne suffit pas. Vous devrez présenter une preuve de l’endroit où vous prévoyez de rester. Cependant, pour beaucoup, cette exigence peut sembler déroutante et frustrante, en particulier du fait que chaque pays a des règles et des demandes différentes en matière de preuve d’hébergement.

Que puis-je soumettre comme preuve d’hébergement?

L’ambassade ou le consulat auprès duquel vous devez faire une demande pour obtenir un visa pour votre pays de destination peut vous demander une preuve d’hébergement, un certificat d’hébergement, une lettre d’hébergement ou une lettre de confirmation d’hôtel.

Aussi compliqué que cela puisse paraître, tous les éléments mentionnés ci-dessus ont le même objectif: prouver que vous avez un endroit où dormir pendant votre séjour dans votre pays de destination.

Cette preuve / certificat / lettre peut être soit:

• Réservation d’hotel,
• Invitation de l’hôte – si vous prévoyez de rester chez des amis ou des membres de votre famille / parents,
• Confirmation par un voyagiste organisé ou des circuits de vacances, ou
• Contrat de location / contrat.

Bien que la plupart des pays vous demandent de présenter une preuve d’hébergement, en particulier dans le vieux continent européen, dans de nombreux autres pays, vous n’aurez qu’à montrer les moyens de subsistance. Ce qui signifie que vous devrez présenter une preuve, comme un relevé bancaire, qui prouve que vous avez suffisamment d’argent pour subvenir à vos besoins pendant votre voyage, y compris le séjour à l’hôtel / auberge / maison d’hôtes.

Réservation d’hôtel

Si vous prévoyez de séjourner dans un hôtel dans votre pays de destination, vous devrez soumettre une preuve de la réservation d’hôtel, qui est généralement une “ lettre de confirmation d’hôtel ”, également appelée itinéraire d’hôtel pour la demande de visa. Cela signifie qu’après avoir réservé une chambre / suite, l’hôtel vous enverra une lettre qui le confirme.

Cette lettre doit contenir les informations suivantes:

• ton nom complet
• vos dates d’entrée et de sortie
• adresse de l’hôtel
• les coordonnées de l’hôtel telles que numéro de téléphone, e-mail, etc.
• un code de réservation d’hôtel valide

Chaque ambassade ou consulat conseille à ses candidats de faire une réservation d’hôtel dans un hôtel qui remboursera intégralement vos frais en cas de rejet ou de retard de visa. Si vous ne pouvez pas en trouver un comme celui-là, essayez de trouver la réservation d’hôtel la moins chère. En effet, si vous réservez une chambre dans un hôtel qui ne vous rembourse pas en cas de rejet ou de retard de la demande de visa, vous perdrez votre argent.

Vous pouvez également soumettre une réservation d’hôtel factice comme preuve d’hébergement. Bien que cette méthode puisse parfois être qualifiée de fausse réservation d’hôtel, il ne s’agit en aucun cas d’une fausse réservation. C’est juste une réservation sans payer le prix avant l’approbation de la demande de visa.

Dois-je obtenir une réservation d’itinéraire d’hôtel sans payer le prix total?

De nombreux hôtels facturent des frais non remboursables uniquement pour la réservation. Cela peut être gênant car vous ne pouvez jamais être sûr de faire approuver votre visa et vous ne serez pas remboursé même en cas de rejet de visa.

Cependant, il existe des sociétés spécialisées qui prendront en charge votre demande de visa en vous fournissant une confirmation de réservation d’hôtel factice pour une somme modique. Ce service est totalement sûr et constitue le moyen le plus économique de gérer les réservations d’hôtel avant d’obtenir votre visa.

Invitation de l’hôte

De nombreux voyageurs, lorsqu’ils voyagent à l’étranger, prévoient de passer la nuit chez des amis ou des parents afin d’éviter des dépenses. Ce n’est pas un problème pour l’ambassade / le consulat si vous le souhaitez, mais vous devrez tout de même montrer la preuve que votre ami ou parent est prêt à vous accueillir et pas seulement.

L’hôte doit rédiger une lettre d’invitation dans laquelle il confirme que vous resterez chez lui . Cette lettre doit contenir les informations suivantes:

• Dates de votre séjour,
• Adresse du lieu,
• Nom et prénom de l’hôte,
• Coordonnées de l’hébergeur comme email et numéro de téléphone,
• Signature de l’hôte,
• La superficie du lieu et le nombre de membres qui y vivent.

Bien que ce ne soit pas une exigence de tous les pays, votre hôte devra probablement également prouver qu’il a suffisamment de place pour vous. Parce que, au cas où vous prévoyez de rendre visite à vos amis, qui sont un couple qui ne possède qu’un seul lit à leur place, et même pas un canapé, alors l’ambassade n’approuvera probablement pas votre séjour là-bas. En fait, c’est l’hôte qui est obligé de demander habituellement au bureau local de sa ville natale un document appelé «certificat d’hébergement» qui confirme la disponibilité d’une chambre gratuite pour une autre personne. Si les autorités locales pensent que la chambre disponible convient à une autre personne, elles délivreront le document à l’hôte, mais sinon elles refuseront de le faire.

Lettre d’invitation pour la demande de visa Schengen

En Europe, bien que les États membres de l’espace Schengen aient une politique commune en matière de délivrance de visas, en ce qui concerne la lettre d’invitation à l’hôte, chacun d’eux a ses propres règles. Par exemple:

• En France, l’hébergeur doit présenter un original de la «Déclaration d’Accueil» (document de garantie). Il en va de même si l’hôte est luxembourgeois.
• En Autriche, l’hôte doit demander le «Elektronische Verpflichtungserklärung» dans sa commune en Autriche. Il ou elle doit remettre ce document aux autorités autrichiennes au plus tôt 30 jours avant la date de rendez-vous pour le visa du demandeur.
• En Belgique, l’original «Engagement de Prize en Charge – Verbintenis tot Tenlasteneming 3 bis» doit être tamponné par la commune et porter le cachet en relief du ministère des Affaires étrangères.
• Alors qu’aux Pays-Bas, l’hôte doit soumettre l’original du «Bewijs van Garantstelling», ainsi que trois fiches de salaire / rapports et contrat de travail de la personne invitante. Si l’hébergeur est indépendant, il doit également soumettre l’inscription au registre du commerce de l’entreprise, la décision d’imposition appelée «down aanslaginkomstenbelastingen», un document officiel de l’impôt «Belastingdienst», et sa copie du compte de profits et pertes.

Confirmation par un voyagiste organisé ou des circuits de vacances

Si vous prévoyez de participer à une visite organisée par un voyagiste, avec un groupe de personnes, vous devrez soumettre une lettre du voyagiste. La lettre doit indiquer les hôtels / auberges / maisons d’hôtes où le groupe séjournera tout au long de la visite. La lettre doit inclure les informations détaillées suivantes sur chaque lieu:

• nom du lieu
• adresse
• numéro de téléphone et email
• date d’entrée et de sortie
• nom sous lequel les réservations ont été faites

Le voyagiste doit être légal pour que les documents délivrés soient valides.

Contrat de location ou contrat

Si vous envisagez de louer une place dans votre pays de destination, vous devez vous en occuper avant de demander un visa. Vous pouvez trouver une place dans votre pays de destination en ligne, signer également le contrat en ligne et le soumettre le jour de votre entretien à l’ambassade ou au consulat, avec les autres documents.

En général, le contrat doit contenir les informations énumérées ci-dessous:

• nom et prénom du propriétaire
• ses coordonnées comme e-mail, téléphone, adresse personnelle, etc.
• adresse du lieu loué
• la période pendant laquelle le lieu a été loué par le demandeur (date d’entrée et de sortie)

La maison / l’appartement / la chambre doit être louée légalement, c’est-à-dire enregistrée auprès des autorités compétentes du pays de destination du demandeur. L’accord doit être signé à la fois par le propriétaire et le locataire.

Preuve d’hébergement pour les routards

Si vous devez obtenir des visas pour visiter les pays dans lesquels vous envisagez de voyager, sachez que les visas ne sont pas adaptés aux routards. Le consulat ou l’ambassade insistera pour que vous montriez une preuve d’hébergement, et ils n’accepteront pas le raisonnement comme “je louerai une voiture et dormirai dedans quand je serai fatigué!” ou “Je dormirai dans ma tente!”

Cependant, votre cas n’est pas perdu. Vous n’êtes pas obligé de modifier vos plans car vous pouvez toujours réserver une chambre d’hôtel avec une annulation gratuite ou très bon marché, puis après avoir obtenu votre visa, vous pouvez l’annuler. Il est fortement conseillé d’être prudent lorsque vous faites de telles choses, car certains pays, comme la Belgique, vérifieront si votre réservation d’hôtel est toujours disponible lorsque vous arrivez à la frontière en appelant l’hôtel. Si vous avez déjà annulé votre hébergement, vous ne serez pas autorisé à entrer.

De nombreux sites Web proposent de fausses réservations d’hôtel pour très peu d’argent, mais il n’est pas conseillé d’en acheter une. Si les autorités compétentes découvrent que vous avez fourni un faux document, vous pourriez être interdit d’entrer dans ce pays. Cela endommagera également vos autres demandes de visa, surtout si vous avez été banni d’un pays Schengen.

Hébergement sponsorisé

Si vous allez assister à une activité professionnelle comme une formation, un séminaire, une recherche, etc., et que les frais seront pris en charge par l’organisateur, vous devrez toujours présenter une preuve d’hébergement. Dans ce cas, il doit s’agir d’une lettre signée / tamponnée par les organisateurs, qui, outre les principaux détails comme l’adresse du lieu d’hébergement, l’e-mail et le numéro de téléphone, doit indiquer qui va couvrir les frais d’hébergement.

Preuve d’hébergement et moyens de subsistance

La preuve des moyens de subsistance est généralement un document (comme un relevé bancaire) qui prouve que vous disposez de fonds suffisants pour le voyage, que vous serez en mesure de vous maintenir financièrement pendant votre séjour dans votre pays de destination. Chaque pays dispose de la somme d’argent que le voyageur doit posséder pour chaque jour qu’il envisage de dépenser dans ce pays en particulier.

Il existe un lien très étroit entre la preuve d’hébergement et les moyens de subsistance car si vous allez rester dans un hôtel, vous devrez avoir plus d’argent plutôt que si vous prévoyez de rester chez des amis ou des parents. Par exemple:

• En Belgique, le voyageur doit posséder 95 EUR par jour s’il séjourne à l’hôtel, et 45 EUR lorsqu’il envisage de se loger par des moyens moins chers, afin de pouvoir obtenir le visa.
• En France, le voyageur doit posséder la somme journalière de 120 EUR s’il ne détient aucune preuve d’hébergement prépayé. Si le visiteur a un hôtel prépayé, il doit posséder 65 EUR par jour. Dans le cas où le demandeur envisage d’utiliser des formes d’hébergement moins chères, le montant diminue à 32,25 EUR par jour.
• Alors que, pour qu’un voyageur puisse obtenir un visa pour le Danemark, il doit posséder 67,24 EUR par jour s’il séjourne dans un hôtel. Si vous séjournez dans une auberge de jeunesse ou des moyens similaires moins chers, le montant requis des moyens financiers est de 47,07 EUR par jour. En revanche, si l’hébergement est pris en charge par un tiers (le voyageur séjourne chez des parents ou des amis), le montant requis de moyens financiers diminue encore.